Vorbereiten
Teilnehmer, Termine, Tagesordnung, Fragen und Kommunikation zentral verwalten.
Der neue Standard für Corporate Governance & digitale Gremienarbeit
Convencium bringt Sitzungsleiter, Administratoren, Gesellschafter und Beobachter in einer hochsicheren Plattform zusammen. Verwalten Sie Agenden nahtlos, stimmen Sie rechtssicher online ab und erstellen Sie finale Protokolle mit höchster Präzision.
Abstimmung aktivTOP 04 · Teilnahme 86 %
Versammlungsleitung · Übersicht
Ordentliche Versammlung
LiveLive-Status
86 %Anwesend
04/08Tagesordnung
128Teilnehmer
Aktuelle Tagesordnung
03Bericht des Vorstandsabgeschlossen
04Beschlussfassungoffen
05Wahl des Aufsichtsratsbereit
Zwischenstand
Rollenbasiert gesteuertAdmin · Leitung · Teilnehmer
Plattform
Ein System für den gesamten Abstimmungsprozess
Convencium führt die organisatorischen Schritte einer Abstimmung in einer Plattform zusammen. Der Client Admin bereitet die Versammlung vor, die Versammlungsleitung steuert den Ablauf und die Teilnehmer stimmen in ihrem persönlichen Bereich ab. Nach Abschluss werden Ergebnisse fixiert und für die Protokollierung bereitgestellt.
Durchführen
Abstimmungen einzeln oder gesammelt öffnen und den Teilnahmefortschritt verfolgen.
Dokumentieren
Ergebnisse abschließen und Einladungen, Leitfäden sowie Protokolle aus Vorlagen erstellen.
Bereiche
Klare Bereiche für jede Verantwortung
Jede Rolle erhält genau den Arbeitsbereich, den sie für ihren Teil des Prozesses benötigt.
Client Admin
Richtet Benutzer und Teilnehmer ein, plant Versammlungen und bereitet E-Mails, Dokumente sowie Abstimmungen vor.
VorbereitungVersammlungsleitung
Öffnet Abstimmungen, verfolgt Teilnahme und Ergebnisse und schließt die Versammlung kontrolliert ab.
Live-SteuerungTeilnehmerkonto
Bündelt Einladungen, Anwesenheitsbestätigung, Abstimmungen, freigegebene Ergebnisse und Protokolle.
Persönlicher ZugangGastzugang
Ermöglicht einen begrenzten Zugang für Gäste oder Vertretungen, sofern dieser aktiviert wurde.
Gezielte FreigabeAblauf
Vom Kundenbereich bis zum finalen Protokoll
Ein klarer Ablauf verbindet Einrichtung, Vorbereitung, Live-Abstimmung und Dokumentation.
Kundenbereich einrichten
Der Super Admin legt das Unternehmen, die Domain, Sprache und verfügbaren Module fest.
Versammlung vorbereiten
Der Client Admin erfasst Termin, Teilnehmer, Zuständigkeiten und organisatorische Angaben.
Tagesordnung anlegen
Abstimmungspunkte, Beschreibungen und Antwortoptionen werden für die Versammlung vorbereitet.
Zugänge versenden
Vorlagen unterstützen die Kommunikation von Einladungen, Zugangsdaten und Fristen.
Abstimmung steuern
Die Versammlungsleitung startet Fragen einzeln oder gemeinsam und überwacht den Fortschritt.
Ergebnisse abschließen
Nach der Finalisierung werden Änderungen gesperrt und die Ergebnisse in den Dokumentationsprozess übernommen.
Funktionen
Funktionen für einen kontrollierten Ablauf
Von der Mandantenverwaltung bis zur Finalisierung unterstützt Convencium die wiederkehrenden Aufgaben rund um digitale Unternehmensabstimmungen.
Vorbereitung
Mandantenverwaltung (Tenant management)
Sie erhalten eine eigene, geschützte Umgebung mit Ihrer eigenen Domain und flexibel konfigurierbaren Modulen. Dies garantiert eine vollständige Vertraulichkeit Ihrer Unternehmensdaten und ermöglicht die Anpassung der Plattform an Ihre individuellen Geschäftsprozesse.
Rollen und Berechtigungen (Roles and permissions)
Eine flexible Zugriffssteuerung für verschiedene Benutzergruppen schließt das Risiko unbefugter Aktionen aus und erhöht die Sicherheit der Systemverwaltung.
Teilnehmerverwaltung (Participant management)
Ein zentraler Knotenpunkt zur Verwaltung von Stammdaten, Kapitalanteilen, Einladungsverflechtungen und der Anwesenheitserfassung. Dies verkürzt die Zeit für die routinemäßige Vorbereitung und minimiert das Fehlerrisiko in den Stimmberechtigtenlisten.
Abstimmung
Abstimmungsmodi (Voting modes)
Die Möglichkeit, Fragen einzeln nacheinander zu öffnen oder alle aktiven Punkte gleichzeitig zur Abstimmung zu stellen. So können Sie die Versammlung im optimalen Tempo Ihres Unternehmens führen und die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer hochhalten.
Konfiguration der Abstimmung (Voting configuration)
Unterstützung für anonyme Abstimmungen, PIN-Zugang und verschiedene Antworttypen. Sie erhalten die vollständige Kontrolle über das Verfahren, stellen die Einhaltung rechtlicher Vorgaben sicher und schützen den Prozess effektiv vor Manipulationen.
Echtzeit-Quorum-Kontrolle und Stimmverlauf
Automatische Erfassung der anwesenden Teilnehmer und Online-Verfolgung der aktiven Beteiligung. Sie haben jederzeit Gewissheit über die Rechtmäßigkeit der gefassten Beschlüsse und sparen Zeit, da kein manuelles Auszählen erforderlich ist.
Dokumentation und Analytik
Ergebnisvisualisierung (Result visualisation)
Sofortige Anzeige verifizierter Ergebnisse in Form übersichtlicher Diagramme. Dies sorgt für Transparenz bei der Entscheidungsfindung, beschleunigt die Auswertung und vereinfacht die Berichterstattung an die Teilnehmer.
Automatische Erstellung von Protokollen und Berichten
Export fertiger Ergebnisdokumente und Stimmzettel mit nur einem Klick direkt nach Beendigung der Abstimmung. Dies entlastet das Sekretariat, schließt Tippfehler aus und beschleunigt die juristische Formalisierung der Beschlüsse.
Sicheres digitales Beschlussarchiv
Zuverlässige Aufbewahrung aller Ergebnisse, Protokolle und Abstimmungshistorien in einer zentralen Datenbank. Sie finden jeden Eintrag bei Audits oder internen Prüfungen mühelos wieder und sind vor dem Verlust rechtlich relevanter Daten geschützt.
Kontrolle
Zuständigkeiten und Status bleiben nachvollziehbar
Convencium trennt Plattformverwaltung, Vorbereitung, Versammlungsleitung und Teilnahme. Sichtbarkeit und Bearbeitungsrechte folgen der jeweiligen Rolle sowie dem Status der Versammlung. Systemprotokolle unterstützen die technische Nachverfolgung innerhalb der einzelnen Kundenbereiche. Nach dem finalen Abschluss wird die Versammlung für weitere Änderungen gesperrt.
Vorbereitung
Client Admin · Bearbeitung
aktivClient Admin · Bearbeitung
Durchführung
Versammlungsleitung · Live-Steuerung
rollenbasiertVersammlungsleitung · Live-Steuerung
Finalisierung
Fixierter Stand · Protokollierung
gesperrtFixierter Stand · Protokollierung
Angaben zu Hosting, Datenschutz, Verschlüsselung, Zertifizierungen und Aufbewahrungsfristen werden nach technischer und rechtlicher Freigabe ergänzt.
Dokumente
Wiederkehrende Dokumente aus zentralen Vorlagen
Globale Vorlagen bilden die Grundlage für Einberufungen, Leitfäden, Protokolle und System-E-Mails. Dynamische Platzhalter übernehmen die hinterlegten Angaben des Unternehmens und der Versammlung. Vorlagen können nach Rechtsform organisiert und für die Nutzung in den Kundenbereichen bereitgestellt werden.
Demo anfragenFAQ
Häufige Fragen zu Convencium
Hat die Online-Abstimmung auf der Convencium-Plattform Rechtsgültigkeit?
Ja. Die Plattform wurde in Übereinstimmung mit den rechtlichen Anforderungen für die Durchführung von virtuellen Hauptversammlungen und elektronischen Abstimmungen entwickelt. Die systemseitige Erfassung von Quorum, Zeitstempeln der Stimmabgabe sowie die automatische Erstellung des Abschlussprotokolls gewährleisten die vollständige rechtliche Legitimität der gefassten Beschlüsse.
Wie garantiert Convencium die Richtigkeit der Stimmzählung und des Quorums?
Die Auszählung erfolgt automatisch auf Basis der Daten der Teilnehmerliste (Master Teilnehmerliste). Das System berücksichtigt die Art und das Volumen der Aktien/Anteile jedes Teilnehmers, berechnet automatisch das Quorum für jeden Tagesordnungspunkt und schließt Stimmen von Personen aus, die bei bestimmten Punkten Stimmverboten oder Beschränkungen unterliegen.
Wie wird die Identität eines Teilnehmers vor dem Zugang zur Abstimmung überprüft?
Der Zugang erfolgt über geschützte persönliche Benutzerkonten. Die Authentifizierung wird durch individuelle Zugangsdaten und/oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) durchgeführt, die über verifizierte Kommunikationskanäle des Teilnehmers übermittelt werden.
Bleibt das Stimmgeheimnis bei einer anonymen Abstimmung gewahrt?
Ja. Wenn für einen Tagesordnungspunkt der anonyme Abstimmungsmodus aktiviert ist, erfasst das System nur den Vorgang der Stimmabgabe und die Gesamtverteilung der Stimmen, blendet jedoch die persönlichen Abstimmungsergebnisse einzelner Teilnehmer in den Auswertungsberichten und im Portal des Versammlungsleiters vollständig aus.
Wo und wie werden die Daten von Unternehmen und Teilnehmern gespeichert?
Die Speicherung der Daten erfolgt in sicheren Rechenzentren unter Einhaltung der DSGVO-Vorgaben. Für jedes Kundenunternehmen wird eine isolierte Domäne mit rollenbasierter Zugriffskontrolle eingerichtet, was Datenlecks oder eine Vermischung vertraulicher Informationen ausschließt.
Was passiert, wenn ein Teilnehmer oder der Versammlungsleiter die Internetverbindung verliert?
Die Sitzung des Teilnehmers bleibt aktiv. Nach der Wiederherstellung der Verbindung wird die Seite ohne Datenverlust aktualisiert, sodass der Teilnehmer die Abstimmung über die aktuell geöffneten Fragen fortsetzen kann. Für den Versammlungsleiter speichert das System den aktuellen Status der Versammlung in Echtzeit, um einen Ergebnisverlust zu verhindern.
Können die Abstimmungsergebnisse nach Beendigung der Versammlung manipuliert werden?
Nein. Nach dem Abschluss und der Finalisierung der Versammlung durch den Versammlungsleiter oder Administrator sperrt das System jegliche Möglichkeit zur Änderung von Fragen, Stimmen oder dem Abschlussprotokoll vollständig. Alle Benutzeraktionen werden zusätzlich in den System-Audit-Logs protokolliert.
Welche offiziellen Dokumente und Materialien unterstützt Convencium und in welchen Phasen werden diese erstellt?
Die Plattform bietet einen automatisierten Dokumenten-Workflow über den gesamten Lebenszyklus der Versammlung hinweg auf Basis juristischer Vorlagen mit dynamischen Daten: In der Vorbereitungsphase (vor der Abstimmung) erstellt und versendet das System die offizielle Einberufung (Einberufung) sowie Leitfäden für den Versammlungsleiter (Leitfaden); nach der Abstimmung generiert es das finale Protokoll (Protokoll), das die Abstimmungsergebnisse und gefassten Beschlüsse festhält.
Produktdemo
Convencium im eigenen Prozess kennenlernen
Erleben Sie, wie Convencium Rollen, Teilnehmer, Abstimmungen und Dokumentation in einem strukturierten Ablauf verbindet. Vereinbaren Sie eine persönliche Produktdemo.
- Fünf klar getrennte Zugangsbereiche
- Live-Steuerung und konfigurierbare Abstimmungen
- Dokumente aus zentralen Vorlagen